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RPAとは何か?vol.2 オフィスの自動化に欠かせないRPA導入の具体例

07/08/2018
小川 良儀
Assistant Director / Sales Department

RPAの導入は難しい?

前回のニュースでは、「RPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)とは何か」について紹介いたしました。
(RPAとは、定型的な事務作業の自動化・効率化を得意とするソフトウェアITロボットのこと)
しかし、タイではオフィスの自動化が進んでいないためか、私がお客様とRPAを導入の打ち合わせをする時に「どの業務にRPAを導入すればよいか分からない」といった質問が多く寄せられます。
これは「RPA」の概念は分かっていても、実際にRPAで置き換えられる業務の『イメージ』が掴めていないのが一因ではないでしょうか。


そこで今回のニュース記事では、RPA導入の具体例を提示しながらご説明いたします。まず、前回のおさらいとなりますが、RPAに最適とされる業務は下記の4つが挙げられます。

・作業時間が多く、3人以上のリソースが求められる業務
・ルール化され、繰り返し行われる単純業務
・Windowsやクラウドサービスなどを使用する業務
・人為的ミスが起こりやすい業務

上記に該当する業務として、皆さんが真っ先に思い浮かべるのは、(手書きなどの)紙の書類をPCに入力していく「データ入力業務」ではないでしょうか。書類が増えれば、それだけ作業時間が多くなり、人手も要することになります。また、人間による入力作業の場合は、どうしてもミスが発生し、確認作業にも時間がかかります。
これらの業務を自動化することにより効率化できないのでしょうか?


RPAとOCRを組み合わせ、データ入力業務を効率化

近年、再び注目されているOCR(光学的文字認識)とRPAを組み合わせることで、データ入力業務の自動化とそれによる生産性の向上が見込めます。
OCRは手書きや印刷された文字をスキャナー(イメージスキャナー)やデジタルカメラによりテキストデータ化する技術で、以前から存在していました。しかし、手書きの文字や、多様なレイアウトの文書には対応できないという弱点があります。そこで、OCRに「ディープラーニング」と呼ばれるAI技術を組み合わせることで、その弱点を克服し、より幅広い入力業務を自動化することが出来るようになりました。

現在CSIでは、タイでの「RPA×OCR導入」が可能となるよう、OCR提携業者・お客様と協力しながら実運用テストを実施しています。近い将来、RPAの使い方は更なる進化を続け、導入効果の向上も見込まれるでしょう。


経理業務の負担軽減にもRPAが貢献

RPAは、定型作業の多い経理業務に非常に有効です。前述したRPAとOCRの組み合せを活用して、請求書や領収書などの証憑データの取り込みや保存などを自動化できます。また、売掛金・買掛金の消込といった突合業務も、RPAで自動的に照合するので、大幅な業務時間の短縮・効率化が見込めます。


システム間のデータ連携を自動化

基幹業務システム(ERP/生産管理/会計システム など)への入力を、オペレーターが手入力で転記していませんか?
社内でシステムを利用する際、ERPシステムのみでなく、各部門で業務特化型システム(生産管理・税務・会計・人事システム など)を導入している場合は、システム間でのデータの受渡しが必要です。

今までは、CSV・Excelファイルを使用したシステム間のデータ連携を行うのが一般的でした。しかし、連携を行うためには、両 システムへのカスタマイズを行う必要があったりと、システムへの投資が増えてしまうことに課題がありました。
もちろん、タイ国内で作られたローカルパッケージであり、かつ、データ連携のためのカスタマイズ費用が数十万・数万バーツ程度で対応できるのであれば、RPA ロボットの導入費用の方が高くなり、投資メリット・スピード・確実性を考慮するとシステムのカスタマイズを選択した方が業務負担が減る場合もあります。

しかし、連携を行うシステムが、大型のパッケージシステムだった場合での投資額はどうでしょうか?
そうした場合でのRPA導入は、カスタマイズを行うよりもメリットがある場合があります。

それでは、RPAを使って、各システム間の情報入力はどのように行われるのか、その一例をご紹介いたします。

ステップ①:【システム-A】から、【CSVファイル-A】をエクスポート


ステップ②:ステップ①でエクスポートした【CSVファイル-A】の必要データのみをコピーして、【Excel-B】の特定列に貼り付け、【システム-B】にインポート可能な形式のファイルを作成する。


ステップ③:完成した【Excel-B】を、【システム-B】で使用可能なサーバー内の特定フォルダに保存。


ステップ④:【システム-B】を起動し、データインポート画面から【Excel-B】を選択して、インポート。


ステップ⑤:インポート完了後、『完了』ボタンをクリック。


企業の中では複数のシステムが同時に使われていることがほとんどです。こういったシステム間連携のための業務は、典型的な「ルール化され、繰り返し行われる単純業務」に該当し、RPAの得意とする業務です。
こうした業務は、例えば「お客様との取引上、特定のウェブサイト(EDIなど)から入手したデータをシステムに入力しなさい/ダウンロードしなさい」といったような、今までは人間が毎回手作業で対応している事例でも、RPAが自動で内部システムに入力することができるでしょう。

以上の様な事例で、皆さんの職場環境・業務におけるRPAの導入イメージ、メリットを感じて頂けましたでしょうか?
RPA自体は、あらかじめ設定した動作・作業しかできませんが、AIやOCR、ERPなどと連携させることで活躍の場は更に広がります。

RPAを利用した事例では、その他にも、「データ比較をして、ポカよけする!」といったことでも活用できます。
導入範囲を選ばずに使用が可能なRPA。今後もRPAツールの活用例をお伝えいたします。

 

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CSIは、8月17日(金)にNTTデータグループのコンサルティングユニットである株式会社クニエ様と共同で、RPAについての無料セミナーを開催いたします。

 第 1 回:2018 年 8 月 17 日(金) 14:00~16:00 開催確定!
 第 2 回:2018 年 9 月 21 日(金) 14:00~16:00 開催予定
 第 3 回:2018 年 10 月 19 日(金) 14:00~16:00 開催予定

システムインテグレーターである当社と、ビジネスコンサルティングのクニエ様の双方の目線で、RPA導入における重要なポイントや、RPA導入効果を最大限に引き出す方法を解説いたします。さらに製品デモやRPAのシナリオを実際に作成するワークショップも企画しております。


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