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コロナ禍のニューノーマル時代におけるオフィス業務効率化ソリューション①電子文書管理システム

22/09/2021
iCONEXT CO., LTD.

コロナ禍のニューノーマル時代におけるオフィス業務効率化ソリューション第1弾として、今回は電子文書管理システム(ペーパーレスソリューション)を掘り下げてご紹介します。


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会議資料・契約書・請求書等の紙資料は、企業の経営において必要不可欠なツールです。
ですが、「書類」として保管・やり取りすることによって、保管量の増加や時間経過に伴い、以下のような問題が発生します。

・保管場所の不足
・必要書類(データ)が使いたい時にすぐに見つからない
・書類破棄に伴う無駄なコストや時間


ペーパーレスで省スペース・省コスト・業務効率化!


これらの問題を解決できるのが、当社オリジナル開発の電子文書管理システムです。



<電子文書管理システム 特長・導入メリット>
・保管場所が不要で省スペース化
・紙購買費用削減、書類紛失防止
・万が一のシステム不具合や天災発生時に備えてデータバックアップ可能
・各電子文書に対してキーワードおよび索引検索が可能。必要な時にすぐに使用できる
・不要なファイルは簡単に削除可能。書類破棄に伴う無駄なコストや時間を削減
・各書類の保管期間を正確に管理できる(破棄時期が近づくとアラート通知)
・システム内の情報は全て暗号化し、データセキュリティを強化
・ユーザー権限の設定により、関係者以外の機密情報へのアクセスを防止
・場所を問わず、PC1台で電子文書の参照、編集、共有等が可能。申請書のオンライン承認も対応

▲システム画面サンプル(必要なデータを検索機能ですぐに見つけられる)

上記のような多くのメリットがあるだけでなく、手ごろな導入コストを実現しているため、高い費用対効果が期待できます。


OCR技術の活用で事務作業における人的ミスや手間を削減


当システムは、OCR(Optical Character Recognition/Reader、画像認識)技術を活用しています。OCRとは、印字された文字画像をイメージスキャナで読み取り、文字コードに変換して、紙文書をデジタルデータ化できる技術です。


OCR技術を活用することにより、PO番号や各書類の管理番号等の手入力が不要となり、人手による登録ミス防止使用時のデータ検索も容易に行なうことができます。また、カスタムオーダーで手書き文書の読み取り対応や、システムの多言語化も可能です。

すでに大手自動車メーカーや物流会社、製造工場等 多数の導入実績があり、多くの現場から事務作業効率化、生産性向上等に対する良いお声を頂いております。
基本的なパッケージに加え、使用現場にあわせたフレキシブルな機能カスタマイズが当社の強みですので、まずはお気軽にご相談ください。


タイでオフィス業務効率化にお悩みをお持ちの方、電子文書管理システムにご興味のある方は、下記フォームよりお問い合わせください。



お問い合わせ

下記フォームよりお気軽にお問い合わせください。

お電話、Eメールでもお受けしております。

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櫻井 Sakurai
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