Array ( [0] => stdClass Object ( [id] => 1 [company_id] => 136 [image_url] => company-136-company-136-iconext_slider_en01.jpg [image_link] => [image_popup] => 0 [slide_id] => 1 [slide_list_name] => all ) [1] => stdClass Object ( [id] => 1 [company_id] => 136 [image_url] => company-136-company-136-iconext_slider_en02.jpg [image_link] => [image_popup] => 0 [slide_id] => 1 [slide_list_name] => all ) )
  • HOME
  • >
  • NEWS
  • >
  • โซลูชันที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานในยุค New Normal ท่ามกลางการแพร่ระบาดของ COVID-19 โซลูชันที่ 1 ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

โซลูชันที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานในยุค New Normal ท่ามกลางการแพร่ระบาดของ COVID-19 โซลูชันที่ 1 ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

27/09/2021
iCONEXT CO., LTD.

ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกเกี่ยวกับระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Paperless Solution) ซึ่งเป็นโซลูชั่นแรกในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานในยุค New Normal ท่ามกลางการแพร่ระบาดของ COVID-19


ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

Designed by Freepik

เอกสารที่เป็นกระดาษ เช่น เอกสารการประชุม เอกสารสัญญา หรือใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่มีความสำคัญต่อองค์กร อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บและการทำงานโดยใช้กระดาษนั้น เมื่อมีปริมาณเพิ่มขึ้นหรือเวลาผ่านไป อาจทำให้เกิดปัญหาดังต่อไปนี้

- พื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ
- ไม่พบเอกสารที่จำเป็นเมื่อต้องการใช้งาน
- เสียค่าใช้จ่ายและเวลาในการทำลายเอกสาร


ประหยัดพื้นที่ ค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิการทำงานด้วยระบบ Paperless


เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวข้างต้น บริษัท iCONEXT จึงได้พัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมา


การทำงานด้วยระบบ Paperless


คุณสมบัติและประโยชน์จากการใช้งานระบบการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- ประหยัดพื้นที่ เนื่องจากไม่ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ
- ลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อกระดาษและป้องกันการสูญหายของเอกสาร
- สำรองข้อมูลได้ในกรณีที่ระบบทำงานผิดพลาดหรือเกิดภัยธรรมชาติ
- สามารถค้นหาด้วยคำหลักและ Index ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ ทำให้ค้นหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ
- ลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นออกได้อย่างง่ายดาย จึงลดค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองและลดเวลาในการทำลายเอกสารได้
- บริหารจัดการระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ (มีการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเวลาทำลายเอกสารนั้นๆ)
- มีการเข้ารหัสข้อมูลภายในระบบเพื่อเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
- ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับจากผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องด้วยการตั้งค่าสิทธิ์ของผู้ใช้
- สามารถเรียกดู แก้ไข และแบ่งปันเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ผ่านทางคอมพิวเตอร์โดยไม่จำกัดสถานที่ และยังรองรับการอนุมัติคำร้องต่างๆ ทางออนไลน์ได้อีกด้วย

▲ตัวอย่างหน้าจอของระบบ (สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วด้วยฟังก์ชันการค้นหา)

ไม่เพียงแค่ประโยชน์ดังกล่าวข้างต้น ระบบบริหารจัดการเอกสารนี้ ยังมีราคาที่เหมาะสมและคุ้มค่าต่อการลงทุนอีกด้วย


ลดเวลาและความผิดพลาดของมนุษย์ในการทำงานเอกสารด้วยการใช้เทคโนโลยี OCR


ระบบนี้ใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition/Reader, การรู้จำภาพ) ซึ่งเป็นเทคโนโลยีการอ่านภาพตัวอักษรที่เขียนหรือพิมพ์ไว้ด้วยเครื่อง Image scanner และแปลงเป็นโค้ดตัวอักษร เพื่อเปลี่ยนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษให้เป็นข้อมูลดิจิทัล

เทคโนโลยี OCR


การใช้เทคโนโลยี OCR ทำให้ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องป้อนหมายเลข PO และหมายเลขการจัดการเอกสารด้วยตัวเอง ทำให้สามารถป้องกันข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล และง่ายต่อการค้นหาเมื่อต้องใช้งานอีกด้วย นอกจากนี้ยังสามารถแก้ไขระบบเพิ่มเติมเพื่อให้อ่านเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ และปรับระบบให้รองรับการใช้งานหลากหลายภาษาได้ด้วย

ปัจจุบันเรามีลูกค้าที่เป็นบริษัทผู้ผลิตรถยนต์รายใหญ่ บริษัทขนส่งและโรงงานอุตสาหกรรมการผลิตนำระบบนี้ไปใช้งานและได้รับเสียงตอบรับที่ดีกลับมา เช่น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานและปรับปรุงproductivity ให้ดีขึ้น เป็นต้น

นอกเหนือจากแพ็กเกจพื้นฐานของเราแล้ว บริษัทไอโคเน็กซ์ยังสามารถให้คำปรึกษาเพื่อปรับแต่งฟังก์ชันให้เหมาะกับการใช้งานของลูกค้าแต่ละรายได้อีกด้วย


หากคุณมีปัญหาด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน หรือสนใจระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สามารถติดต่อสอบถามเราได้โดยกรอกแบบฟอร์ด้านล่างนี้



แบบฟอร์มสอบถามข้อมูล

โปรดติดต่อเราโดยกรอกแบบฟอร์มด้านล่าง

สามารถติดต่อได้ทางเบอร์โทรศัพท์หรืออีเมล

KOA-SHA (THAILAND) ผู้ให้บริการเว็บไซต์ (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "บริษัทของเรา") จะให้บริการต่างๆ (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "บริการนี้") ตามนโยบายความเป็นส่วนตัว (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "นโยบายนี้") ดังต่อไปนี้

คำนิยามของข้อมูลส่วนบุคคล

ในนโยบายนี้ คำว่า “ข้อมูลส่วนบุคคล” หมายถึงข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวบุคคลที่ยังดำรงชีวิตอยู่ ชี้ถึงการที่สามารถแยกแยะตัวบุคคลได้จากชื่อและนามสกุล, วันเดือนปีเกิด และการให้รายละเอียดอื่นๆ รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (รวมถึงข้อมูลที่สามารถเทียบเคียงกับข้อมูลอื่นๆ ได้ง่าย ซึ่งจะช่วยให้สามารถระบุตัวบุคคลได้)

การรับข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทของเราจะรับข้อมูลส่วนบุคคลด้วยวิธีที่ถูกต้องตามกฎหมายและมีความยุติธรรม

การใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทของเราจะใช้ข้อมูลส่วนบุคคลตราบเท่าที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจ ภายในขอบเขตวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ ดังต่อไปนี้

  • เพื่อให้ข้อมูลที่เหมาะสมที่สุดแก่ผู้ใช้แต่ละรายในบริการนี้
  • เพื่อเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงคุณภาพของบริการนี้โดยการวิเคราะห์ทางสถิติ
  • เพื่อรองรับในการติดต่อสอบถามที่เกี่ยวข้องกับบริการนี้
  • เพื่อเตรียมข้อมูลจากการดาวน์โหลดแคตตาล็อกให้กับบริษัทสมาชิกแต่ละแห่ง และดำเนินการทำแบบสอบถามที่เกี่ยวข้องกับบริการนี้
  • เพื่อที่จะส่งคำแนะนำเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ และเคมเปญที่ดำเนินการโดยบริษัทของเรา
  • อื่นๆ วัตถุประสงค์ที่อาจเกิดขึ้นได้กับวัตถุประสงค์การใช้งานที่ระบุในข้างต้น
เกี่ยวกับ Cookie

บริษัทของเราใช้ cookie ในเว็บไซต์ของบริการนี้ อีกทั้งในระบบการโฆษณาก็มีบางส่วนที่ใช้ cookie ด้วย Cookie เป็นเทคโนโลยีที่ใช้บันทึกประวัติการใช้งานที่ส่งและรับระหว่างเบราเซอร์กับเซิร์ฟเวอร์ลงเป็นไฟล์ในคอมพิวเตอร์เทอร์มินอลของผู้ใช้ หากคุณไม่ต้องการให้บริษัทของเราใช้ cookie ก็สามารถตั้งค่าปฏิเสธการใช้ cookie ในเบราเซอร์ของคุณเองได้ อย่างไรก็ตามในกรณีที่คุณปฏิเสธ cookie อาจเกิดผลกระทบตอนที่คุณเข้าใช้บริการนี้ในเว็บไซต์

การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้แก่บุคคลที่สาม

บริษัทของเราจะไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้แก่บุคคลที่สามโดยไม่ได้รับความยินยอมจากตัวบุคคลก่อนล่วงหน้า เว้นในกรณีที่มีการบัญญัติตามกฎหมาย

อนึ่ง บริษัทของเราอาจเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวและเปิดเผยแก่บุคคลที่สามในกรณีดังต่อไปนี้

  • ในกรณีที่ได้รับความยินยอมจากผู้ใช้เอง
  • ในกรณีที่ได้รับการเรียกร้องให้เปิดเผยข้อมูลจากคำพิพากษา, คำตัดสิน และคำสั่งตามกฎหมายของศาลและองค์กรบริหารต่างๆ เป็นต้น
  • ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้มาตรการการจัดการเพื่อป้องกันการรุกรานและป้องกันสิทธิและทรัพย์สินของบริษัทของเรา
  • ในกรณีที่จำเป็นต้องปกป้องชีวิตร่างกายหรือทรัพย์สินของ บริษัทของเรา ลูกค้า หรือบุคคลทั่วไปอื่น ๆ และเป็นการยากที่จะได้รับความยินยอมจากผู้ใช้
  • ในกรณีที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการยกระดับสาธารณสุขและการส่งเสริมการพัฒนาสุขภาพของเด็กและเป็นการยากที่จะได้รับความยินยอมจากผู้ใช้
  • ในกรณีที่หน่วยงานระดับชาติหรือหน่วยงานของรัฐในประเทศหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ร่วมมือในการดำเนินกิจการตามที่กฎหมายกำหนดและได้รับความยินยอมจากผู้ใช้ขัดขวางการปฏิบัติงานดังกล่าว เมื่อมีอันตรายอาจส่งผลต่อ
  • ในกรณีที่เปิดเผยและให้ข้อมูลในสภาพที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลผู้ใช้ด้วยข้อมูลทางสถิติได้
การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล
  • บริษัทของเราจะเก็บรักษาความถูกต้องของข้อมูลส่วนบุคคลและจัดการข้อมูลนี้อย่างปลอดภัย
  • บริษัทของเราจะใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย การทำลาย การปลอมแปลง และการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล
  • บริษัทของเราจะควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถูกต้องเหมาะสมผ่านการปรับปรุงระบบการจัดการและการฝึกอบรมของพนักงาน และใช้มาตรการป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหาย ถูกทำลาย ถูกปลอมแปลง และรั่วไหล
การร้องขอให้แจ้ง, เปิดเผย, แก้ไข, ระงับใช้ และอื่นๆ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

ในกรณีที่บริษัทของเราได้รับคำขอเกี่ยวกับการเปิดเผย การแก้ไข การเพิ่ม การลบ การระงับหรือการยกเลิกการใช้งาน การระงับการให้ข้อมูลแก่บุคคลที่สาม และการแจ้งวัตถุประสงค์การใช้งานเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลจากตัวลูกค้าเอง เมื่อยืนยันได้ว่าผู้ยื่นคำขอเป็นตัวจริงแล้ว บริษัทของเราจะดำเนินการด้วยความสุจริตและรวดเร็วตามบทบัญญัติแห่งพระราชบัญญัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

อนึ่ง ในกรณีที่คำขอไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือหากมีเหตุผลที่สามารถยอมรับการปฏิเสธการเปิดเผยข้อมูลอื่นๆ ตามกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและกฎหมายและข้อบังคับอื่นๆ บริษัทของเราก็อาจไม่สามารถปฏิบัติตามคำขอได้

นอกจากนี้ ในการร้องขอให้เปิดเผยข้อมูลและอื่นๆ ลูกค้าไม่จำเป็นต้องชำระค่าธรรมเนียมให้กับบริษัทของเรา แต่อย่างไรก็ตาม ในส่วนของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตอนที่ลูกค้าจัดเตรียมเอกสารเพื่อยืนยันตัวตนตามข้อกำหนดข้างต้น รวมถึงค่าบริการด้านการสื่อสารและค่าขนส่งที่ลูกค้าจะส่งมาถึงบริษัทของเรา จะถือเป็นความรับผิดชอบของลูกค้าเอง

การเปลี่ยนแปลงแก้ไขนโยบายความเป็นส่วนตัว

บริษัทของเราจะทบทวนสถานะการบังคับใช้เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลตามที่เห็นสมควร และจะพยายามปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และเราอาจเปลี่ยนแปลงนโยบายนี้ตามความจำเป็น นโยบายความเป็นส่วนตัวที่มีการเปลี่ยนแปลงจะมีการประกาศเมื่อถึงคราวจำเป็นบนเว็บไซต์นี้

ติดต่อ

ติดต่อสอบถามเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของบริษัทเรา ส่งอีเมล์มาได้ที่ samurai@koasha.co.th

ข้อกำหนด ณ วันที่ 20 กันยายน ปี 2020

I have read and agree to the Privacy Policy
Please Wait
NEWS Other News
Contact Us
Categories
NEWS
News