ระบบภายในเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานในสำนักงาน แต่ก็ยังมีบริษัทจำนวนมากที่ยังคงใช้ระบบต่างๆ แยกจากกัน เช่น ระบบลงเวลาเข้า – ออกงานของพนักงาน, การกรอกข้อมูลการทำงานประจำวัน, การยื่นขออนุมัติวันลา, การจองห้องประชุม และการจองรถบริษัท เป็นต้น ทั้งนี้ การทำงานระยะไกลหรือการทำงานจากนอกบริษัทกำลังเป็นที่นิยมในปัจจุบัน ดังนั้นหากมีระบบที่รวมฟังก์ชันการทำงานเหล่านี้เข้าด้วยกันก็จะทำให้สามารถเข้าถึงทุกระบบได้ง่ายจากหน้าจอเดียว
บริษัท iCONEXT ได้พัฒนาระบบบริหารงานบุคคลแบบออนไลน์ (Human Resource Management System / HRMS) เป็น Web Portal เพื่อรองรับการปฏิบัติงานประจำวันของพนักงานในแต่ละองค์กร
ระบบบริหารงานบุคคลแบบออนไลน์ที่รวมศูนย์ระบบต่างๆ ซึ่งพนักงานทุกคนจำเป็นต้องใช้
ฟังก์ชันหลักของระบบ มีดังต่อไปนี้
1. ฐานข้อมูลพนักงาน
ฟังก์ชันสำหรับจัดเก็บข้อมูล เช่น ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน ทักษะต่างๆ เป็นต้น หากมีการจัดเก็บข้อมูลไว้ในระบบแล้ว ฝ่ายบุคคลก็จะสามารถค้นหาและอัปเดตข้อมูลของพนักงานได้อย่างง่ายดาย
▲หน้าจอตัวอย่างฐานข้อมูลพนักงาน
2. ควบคุมการลงเวลาเข้า - ออกงาน
ฟังก์ชันในการจัดเก็บข้อมูลการลงเวลาของพนักงาน สามารถเชื่อมต่อกับระบบสแกนลายนิ้วมือ ระบบสแกนใบหน้า และระบบบันทึกเวลาเข้า – ออก โดยใช้สมาร์ทโฟน ซึ่งฝ่ายบุคคลสามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้สำหรับจัดทำรายงานต่างๆได้ จึงช่วยจัดการข้อมูลการลงเวลาเข้า-ออกงานทั้งในสำนักงานและในรูปแบบการทำงานระยะไกลได้
3. การจัดการวันลา
ฟังก์ชันที่ช่วยให้พนักงานยื่นขออนุมัติการลาและทำการอนุมัติวันลาผ่านทางออนไลน์ได้ นอกจากนี้ยังสามารถคำนวณสิทธิการลาประจำปีได้โดยอัตโนมัติ จึงช่วยลดภาระงานของฝ่ายบุคคล และพนักงานสามารถตรวจสอบสิทธิวันลาคงเหลือได้ง่ายๆ ผ่านระบบ จึงไม่จำเป็นต้องสอบถามไปยังพนักงานฝ่ายบุคคล
▲ตัวอย่างหน้าจอการจัดการวันลา
4. การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
เป็นฟังก์ชันที่ใช้ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน หลังจากที่พนักงานทำการประเมินตนเองในระบบแล้ว หัวหน้าและพนักงานฝ่ายบุคคลสามารถดูผลการประเมินและทำการประเมินพนักงานบนระบบได้ พร้อมทั้งออกรายงานผลการประเมินและส่งข้อเสนอแนะ (feedback)ไปยังพนักงานแต่ละคนด้วยระบบเดียวกันนี้ จึงช่วยลดภาระงานของฝ่ายบุคคล
▲ตัวอย่างหน้าจอการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันอื่นอีกมากมาย เช่น
- การจองห้องประชุม
- การจองรถบริษัท
- การลงทะเบียนคอร์สอบรม
- การดูข้อมูลของสมาชิกในทีมโปรเจค
- การดาวน์โหลดเอกสารภายในบริษัท เป็นต้น
องค์กรที่นำระบบการทำงานจากที่บ้าน (WFH) มาใช้และมีการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานของพนักงาน จำเป็นต้องจัดเตรียมสภาพแวดล้อมเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น ซึ่งถือเป็นเรื่องสำคัญที่จะนำไปสู่ความพึงพอใจของพนักงานและสร้างผลประกอบการให้กับองค์กรต่อไป
ระบบบริหารงานบุคคลของเราสามารถรองรับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปนี้ได้ เพราะเพียงแค่ล็อกอินเข้าสู่ระบบ พนักงานก็สามารถเข้าถึงฟังก์ชันทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย จึงใช้งานแบบออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งระบบและเพิ่มฟังก์ชั่นใหม่ให้ตรงกับความต้องการของแต่ละบริษัทได้อีกด้วย
