ปรับปรุงการทำงานบัญชีด้วย RPA! | ขอแนะนำ 5 รูปแบบของระบบอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จ

03/08/2023

iCONEXT CO., LTD.

ในการทำงานแผนกบัญชีเป็นเรื่องยากที่จะส่งเสริมให้เกิดการเปลี่ยนแปลงด้านดิจิทัลขนาดใหญ่เนื่องจากจะต้องจัดการด้านการเงินและข้อมูลส่วนบุคลล ในบทความนี้ขอแนะนำระบบอัตโนมัติสำหรับงานบัญชีโดยใช้ RPA (Robotic Process Automation)

ในบทความนี้ เราจะแนะนำ 5 ตัวอย่างการใช้ RPA ในแผนกบัญชี

งานบัญชีทำงานร่วมกับ RPA ได้อย่างดี ทำให้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ง่าย

กล่าวได้ว่า RPA และงานบัญชีสามารถเข้ากันได้เป็นอย่างดี โดยงานเหล่านี้มีลักษณะเฉพาะและปัญหาต่างๆ เช่น
・มีงานประจำมากมายที่ทำซ้ำในขั้นตอนเดิม
・เกิดความผิดพลาดของมนุษย์ (Human error) เนื่องจากความเหนื่อยล้าของพนักงานและสมาธิที่ลดลง
สิ่งนี้เองตรงกับความสามารถของ RPA

ตัวอย่างการใช้ RPA ในแผนกบัญชี | 5 รูปแบบ

ขอแนะนำตัวอย่างการใช้ RPA ที่ประสบผลสำเร็จอย่างมาก

1. การตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้

ทำให้งานตรวจสอบรายละเอียดในใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ทำได้โดยอัตโนมัติ จากเดิมที่เจ้าหน้าที่บัญชีตรวจสอบเอกสารทีละใบด้วยสายตา เมื่อนำ RPA เข้ามาใช้ เพียงสแกนใบแจ้งหนี้และแปลงเอกสารเป็นไฟล์ PDF ก็จะสามารถอ่านข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น รายละเอียดการสั่งซื้อ ราคาต่อหน่วย ปริมาณ และจำนวนเงินทั้งหมด โดยใช้เทคโนโลยี OCR (การรู้จำภาพ)

ลักษณะการเปรียบเทียบใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติด้วยกระบวนการหุ่นยนต์

เดิม | ตรวจสอบด้วยสายตา ทำให้ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาด
ปัจจุบัน | ใช้เวลาประมาณ 5 วินาที ต่อ 1 ใบแจ้งหนี้ก็ตรวจสอบได้เรียบร้อย

2. การบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้

ทำให้งานบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ในระบบ ERP และระบบบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ ส่งผลให้ลดเวลาการทำงานลงได้มาก และสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้อัตโนมัติจากข้อมูลที่บันทึกไว้

เดิม | ใช้เวลา 17 นาทีต่อครั้ง (บันทึกโดยผู้รับผิดชอบ)
ปัจจุบัน | ใช้เวลา 5 นาทีต่อครั้ง (บันทึกโดยหุ่นยนต์)

3. ป้อนข้อมูลสลิปลงในโปรแกรมบัญชี
บันทึกข้อมูลสมุดรายวันไปยังซอฟต์แวร์บัญชีอัตโนมัติ หุ่นยนต์ RPA จะนำเข้าข้อมูลไปยังซอฟต์แวร์บัญชีให้อัตโนมัติ พร้อมทั้งทำรายการสมุดรายวันให้อัตโนมัติโดยเชื่อมโยงกับหัวข้อบัญชีและประเภทของภาษี

เดิม | คัดลอกและวางข้อมูลจากใบแจ้งยอดบัญชีที่เป็นไฟล์ Excel ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน
ปัจจุบัน | นำเข้าข้อมูลบัญชีรายวันไปยังซอฟต์แวร์บัญชีโดยอัตโนมัติ

4. ตรวจสอบสถานะของการชำระเงินกู้และบัตรเครดิต

เป็นโซลูชันที่เป็นประโยชน์สำหรับบริษัทประกันและบริษัทสินเชื่อ โดยสามารถตรวจสอบจำนวนเงินที่ต้องชำระเป็นงวดและสถานะการเรียกเก็บเงินของลูกหนี้โดยอัตโนมัติ หุ่นยนต์ RPA จะดึงใบแจ้งยอดธนาคารจากเว็บไซต์ของธนาคารอัตโนมัติ และค้นหาลูกค้าที่ไม่ได้ชำระเงินตามกำหนด

เดิม | ผู้รับผิดชอบตรวจสอบแต่ละรายการตามข้อมูลธุรกรรมของธนาคาร
ปัจจุบัน | ค้นหาและแสดงรายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระให้อัตโนมัติ

5. ตรวจเทียบข้อมูลในเอกสารกับข้อมูลในระบบ

บันทึกข้อมูลที่อ่านจากใบสั่งซื้อลงระบบที่ใช้ภายในบริษัท พร้อมทั้งส่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดหากไม่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้

เดิม | ป้อนข้อมูลด้วยตนเองเข้าสู่ระบบ โดยดูจากใบสั่งซื้อหลากหลายรูปแบบ
ปัจจุบัน | บันทึกรายละเอียดในใบสั่งซื้อให้อัตโนมัติ และแจ้งเตือนในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด

มาจัดสรรทรัพยากรบุคคลให้กับงานที่มีประสิทธิผลสูงกันดีกว่า

iCONEXT พัฒนาระบบหุ่นยนต์ที่เชี่ยวชาญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานภายในสำนักงาน เราใช้ "UiPath" ที่มีชื่อเสียงระดับโลกเป็นเครื่องมือ RPA และสร้างผลงานไว้มากมาย

ข้อดีของหุ่นยนต์
◎ ลดเวลาทำงานลงได้อย่างมาก
◎ มีความแม่นยำสูง (ไม่เกิดข้อผิดพลาด)
◎ สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง 365 วันต่อปีโดยไม่รู้สึกเหนื่อย

ให้เราช่วยสร้างสภาวะแวดล้อมเพื่อให้คุณโฟกัสกับงานที่สร้างสรรค์ และงานที่สำคัญต่อธุรกิจของคุณ ด้วยการปรับเปลี่ยนงานประจำที่ต้องทำซ้ำๆ ให้เป็นงานอัตโนมัติ

หากคุณสนใจปรับเปลี่ยนงานสำนักงานให้เป็นอัตโนมัติ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงการนำ RPA เข้ามาใช้งาน สามารถติดต่อเราได้โดยใช้แบบฟอร์มด้านล่างนี้

แบบฟอร์มสอบถามข้อมูล

โปรดติดต่อเราโดยกรอกแบบฟอร์มด้านล่าง

สามารถติดต่อได้ทางเบอร์โทรศัพท์หรืออีเมล

ชื่อ-นามสกุล จำเป็น

ชื่อสถานที่ทำงาน

หมายเลขโทรศัพท์

ที่อยู่อีเมล จำเป็น

ข้อความที่ต้องการติดต่อสอบถาม จำเป็น

KOA-SHA (THAILAND) ผู้ให้บริการเว็บไซต์ (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "บริษัทของเรา") จะให้บริการต่างๆ (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "บริการนี้") ตามนโยบายความเป็นส่วนตัว (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "นโยบายนี้") ดังต่อไปนี้

คำนิยามของข้อมูลส่วนบุคคล: ในนโยบายนี้ คำว่า “ข้อมูลส่วนบุคคล” หมายถึงข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวบุคคลที่ยังดำรงชีวิตอยู่ ชี้ถึงการที่สามารถแยกแยะตัวบุคคลได้จากชื่อและนามสกุล, วันเดือนปีเกิด และการให้รายละเอียดอื่นๆ รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (รวมถึงข้อมูลที่สามารถเทียบเคียงกับข้อมูลอื่นๆ ได้ง่าย ซึ่งจะช่วยให้สามารถระบุตัวบุคคลได้)

การรับข้อมูลส่วนบุคคล: บริษัทของเราจะรับข้อมูลส่วนบุคคลด้วยวิธีที่ถูกต้องตามกฎหมายและมีความยุติธรรม

การใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทของเราจะใช้ข้อมูลส่วนบุคคลตราบเท่าที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจ ภายในขอบเขตวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ ดังต่อไปนี้

เพื่อให้ข้อมูลที่เหมาะสมที่สุดแก่ผู้ใช้แต่ละรายในบริการนี้
เพื่อเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงคุณภาพของบริการนี้โดยการวิเคราะห์ทางสถิติ
เพื่อรองรับในการติดต่อสอบถามที่เกี่ยวข้องกับบริการนี้
เพื่อเตรียมข้อมูลจากการดาวน์โหลดแคตตาล็อกให้กับบริษัทสมาชิกแต่ละแห่ง และดำเนินการทำแบบสอบถามที่เกี่ยวข้องกับบริการนี้
เพื่อที่จะส่งคำแนะนำเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ และเคมเปญที่ดำเนินการโดยบริษัทของเรา
อื่นๆ วัตถุประสงค์ที่อาจเกิดขึ้นได้กับวัตถุประสงค์การใช้งานที่ระบุในข้างต้น

เกี่ยวกับ Cookie: บริษัทของเราใช้ cookie ในเว็บไซต์ของบริการนี้ อีกทั้งในระบบการโฆษณาก็มีบางส่วนที่ใช้ cookie ด้วย Cookie เป็นเทคโนโลยีที่ใช้บันทึกประวัติการใช้งานที่ส่งและรับระหว่างเบราเซอร์กับเซิร์ฟเวอร์ลงเป็นไฟล์ในคอมพิวเตอร์เทอร์มินอลของผู้ใช้ หากคุณไม่ต้องการให้บริษัทของเราใช้ cookie ก็สามารถตั้งค่าปฏิเสธการใช้ cookie ในเบราเซอร์ของคุณเองได้ อย่างไรก็ตามในกรณีที่คุณปฏิเสธ cookie อาจเกิดผลกระทบตอนที่คุณเข้าใช้บริการนี้ในเว็บไซต์

การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้แก่บุคคลที่สาม

บริษัทของเราจะไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้แก่บุคคลที่สามโดยไม่ได้รับความยินยอมจากตัวบุคคลก่อนล่วงหน้า เว้นในกรณีที่มีการบัญญัติตามกฎหมาย

อนึ่ง บริษัทของเราอาจเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวและเปิดเผยแก่บุคคลที่สามในกรณีดังต่อไปนี้

ในกรณีที่ได้รับความยินยอมจากผู้ใช้เอง
ในกรณีที่ได้รับการเรียกร้องให้เปิดเผยข้อมูลจากคำพิพากษา, คำตัดสิน และคำสั่งตามกฎหมายของศาลและองค์กรบริหารต่างๆ เป็นต้น
ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้มาตรการการจัดการเพื่อป้องกันการรุกรานและป้องกันสิทธิและทรัพย์สินของบริษัทของเรา
ในกรณีที่จำเป็นต้องปกป้องชีวิตร่างกายหรือทรัพย์สินของ บริษัทของเรา ลูกค้า หรือบุคคลทั่วไปอื่น ๆ และเป็นการยากที่จะได้รับความยินยอมจากผู้ใช้
ในกรณีที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการยกระดับสาธารณสุขและการส่งเสริมการพัฒนาสุขภาพของเด็กและเป็นการยากที่จะได้รับความยินยอมจากผู้ใช้
ในกรณีที่หน่วยงานระดับชาติหรือหน่วยงานของรัฐในประเทศหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ร่วมมือในการดำเนินกิจการตามที่กฎหมายกำหนดและได้รับความยินยอมจากผู้ใช้ขัดขวางการปฏิบัติงานดังกล่าว เมื่อมีอันตรายอาจส่งผลต่อ
ในกรณีที่เปิดเผยและให้ข้อมูลในสภาพที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลผู้ใช้ด้วยข้อมูลทางสถิติได้

การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทของเราจะเก็บรักษาความถูกต้องของข้อมูลส่วนบุคคลและจัดการข้อมูลนี้อย่างปลอดภัย
บริษัทของเราจะใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย การทำลาย การปลอมแปลง และการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล
บริษัทของเราจะควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถูกต้องเหมาะสมผ่านการปรับปรุงระบบการจัดการและการฝึกอบรมของพนักงาน และใช้มาตรการป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหาย ถูกทำลาย ถูกปลอมแปลง และรั่วไหล

การร้องขอให้แจ้ง, เปิดเผย, แก้ไข, ระงับใช้ และอื่นๆ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

ในกรณีที่บริษัทของเราได้รับคำขอเกี่ยวกับการเปิดเผย การแก้ไข การเพิ่ม การลบ การระงับหรือการยกเลิกการใช้งาน การระงับการให้ข้อมูลแก่บุคคลที่สาม และการแจ้งวัตถุประสงค์การใช้งานเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลจากตัวลูกค้าเอง เมื่อยืนยันได้ว่าผู้ยื่นคำขอเป็นตัวจริงแล้ว บริษัทของเราจะดำเนินการด้วยความสุจริตและรวดเร็วตามบทบัญญัติแห่งพระราชบัญญัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

อนึ่ง ในกรณีที่คำขอไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือหากมีเหตุผลที่สามารถยอมรับการปฏิเสธการเปิดเผยข้อมูลอื่นๆ ตามกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและกฎหมายและข้อบังคับอื่นๆ บริษัทของเราก็อาจไม่สามารถปฏิบัติตามคำขอได้

นอกจากนี้ ในการร้องขอให้เปิดเผยข้อมูลและอื่นๆ ลูกค้าไม่จำเป็นต้องชำระค่าธรรมเนียมให้กับบริษัทของเรา แต่อย่างไรก็ตาม ในส่วนของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตอนที่ลูกค้าจัดเตรียมเอกสารเพื่อยืนยันตัวตนตามข้อกำหนดข้างต้น รวมถึงค่าบริการด้านการสื่อสารและค่าขนส่งที่ลูกค้าจะส่งมาถึงบริษัทของเรา จะถือเป็นความรับผิดชอบของลูกค้าเอง

การเปลี่ยนแปลงแก้ไขนโยบายความเป็นส่วนตัว: บริษัทของเราจะทบทวนสถานะการบังคับใช้เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลตามที่เห็นสมควร และจะพยายามปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และเราอาจเปลี่ยนแปลงนโยบายนี้ตามความจำเป็น นโยบายความเป็นส่วนตัวที่มีการเปลี่ยนแปลงจะมีการประกาศเมื่อถึงคราวจำเป็นบนเว็บไซต์นี้