ตัวอย่างการใช้งานระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ‘EZ Control’ กับการจัดการเอกสารทางบัญชี 200,000 ฉบับให้กลายเป็นระบบไร้กระดาษ! ช่วยให้ประสบความสำเร็จในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

24/08/2023

Samurai Asia Editorial Department

TOHO INDUSTRY (THAILAND) CO., LTD. (ต่อไปนี้จะเรียกว่า TOHO) เป็นผู้ผลิตชิ้นส่วนทองเหลืองสำหรับเครื่องปรับอากาศในประเทศไทย ซึ่งปัจจุบันทางบริษัทกำลังประสบปัญหาเกี่ยวกับการจัดการเอกสารทางบัญชีมายาวนานหลายปี โดยมีเอกสารบัญชีประมาณ 200,000 ฉบับในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา ซึ่งนอกจากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บแล้วยังต้องใช้เวลาในการจัดระเบียบเอกสารอีกด้วย

รวมกระบวนการจัดการเอกสารทางบัญชีอย่างเป็นระบบ

เพื่อแก้ไขปัญหาข้างต้น ทางบริษัทจึงได้นำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "EZ Control" ที่พัฒนาโดยบริษัท iCONEXT เข้ามาใช้งาน จุดเด่นของระบบนี้คือฟังก์ชันที่สามารถจัดเก็บเอกสารที่แปลงเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และมีกระบวนการจัดการเอกสาร เช่น การจัดเก็บ การนำเอกสารไปใช้งาน การทำลายเอกสาร ซึ่งรวมศูนย์จัดการไว้ภายในระบบเดียว

ไร้กระดาษ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ iCONEXT

▲ ตัวอย่างหน้าจอ Summary

ระบบสามารถรองรับไฟล์ในรูปแบบต่างๆ เช่น PDF, Word, Excel, PowerPoint และรูปภาพ ตลอดจนสามารถจัดการเอกสารตามปี เดือนและประเภทของเอกสารได้ เอกสารแต่ละประเภทสามารถรองรับคำค้นหาได้สูงสุด 50 คำและสามารถสร้างคีย์เวิร์ดสำหรับค้นหาได้ นอกจากนี้ ยังมาพร้อมกับฟังก์ชันที่ใช้เทคโนโลยี OCR (การรู้จำภาพ) เพื่อช่วยในการเปลี่ยนชื่อไฟล์ PDF ได้อีกด้วย

ไร้กระดาษ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ iCONEXT

▲ ตัวอย่างหน้าจอสำหรับค้นหาข้อมูล

ไร้กระดาษ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ iCONEXT

▲ ตัวอย่างหน้าจอสำหรับการเปลี่ยนชื่อไฟล์โดยใช้เทคโนโลยี OCR

รับรู้ถึงประสิทธิภาพของงานบัญชีแบบไร้กระดาษ

หลังจากได้นำระบบนี้เข้ามาใช้งาน ทำให้แผนกบัญชีของบริษัท TOHO ประสบความสำเร็จในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างมาก

Before (ปัญหาที่พบ)
・ ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมาก
・ใช้เวลาและยุ่งยากในการนำข้อมูลในอดีตมาใช้
・ เกิดการสูญหายของเอกสารที่เป็นกระดาษ

After (ภายหลังการใช้งานระบบ)
・ประหยัดพื้นที่เพราะไม่จำเป็นต้องเสียพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ
・ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น ลดเวลาทำงานลงอย่างมาก

“ด้วยการใช้งานระบบ EZ Control ทำให้ตอนนี้เราสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ลดเวลาในการทำงานบัญชีลงได้อย่างมาก และไม่ต้องจัดระเบียบเอกสารที่เป็นกระดาษอีกต่อไป จึงทำให้ใช้พื้นที่การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หลังจากนี้นอกจากการใช้ระบบ EZ Control ที่แผนกบัญชีแล้ว เราก็กำลังพิจารณานำระบบนี้มาใช้ในแผนกควบคุมคุณภาพด้วย” คุณ Aoyama ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล บริษัท TOHO INDUSTRY (THAILAND) CO., LTD. กล่าว

ข้อดีของการเปลี่ยนจากการใช้กระดาษมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EZ Control เข้ามาใช้งานก่อให้เกิดประสิทธิผลดังนี้

ข้อดีในการใช้ระบบ
・ช่วยประหยัดพื้นที่และลดต้นทุนด้วยการเลิกใช้กระดาษ
・มีฟังก์ชันค้นหาข้อมูล ลดความยุ่งยากในการค้นหาเอกสาร
・แชร์ข้อมูลเอกสารและทำการอนุมัติภายในบริษัทได้อย่างราบรื่น
・ควบคุมเอกสารภายในบริษัทได้ง่ายด้วยการเพิ่มมาตรการรักษาความปลอดภัย

บริษัท iCONEXT มีความเชี่ยวชาญในการปรับแต่งระบบอย่างยืดหยุ่นเพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า สำหรับผู้ที่สนใจสามารถติดต่อบริษัท iCONEXT เพื่อทดลองใช้งานระบบก่อนการติดตั้งได้

▲ พนักงานจาก TOHO INDUSTRY (THAILAND) และคุณ Sakurai จาก iCONEXT (คนที่สองจากด้านขวา)

【ได้รับความร่วมมือในการสัมภาษณ์】

TOHO INDUSTRY (THAILAND) CO., LTD.
ผู้ผลิตชิ้นส่วนทองเหลืองเครื่องปรับอากาศที่เข้ามาดำเนินธุรกิจในประเทศไทยในปี พ.ศ. 2538 โดยเป็นบริษัทในเครือของ Toho Kogyo Co., Ltd. ผู้ผลิตและจำหน่ายชิ้นส่วนทองเหลืองสำหรับเครื่องปรับอากาศ เช่น ข้อต่อยูเนี่ยน ออริฟิส และชิ้นส่วนเคลือบทองแดง ที่พร้อมจำหน่ายในประเทศไทย

หากคุณกำลังมองหาระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศไทย สามารถติดต่อเราได้โดยใช้แบบฟอร์มด้านล่างนี้

แบบฟอร์มสอบถามข้อมูล

โปรดติดต่อเราโดยกรอกแบบฟอร์มด้านล่าง

สามารถติดต่อได้ทางเบอร์โทรศัพท์หรืออีเมล

ชื่อ-นามสกุล จำเป็น

ชื่อสถานที่ทำงาน

หมายเลขโทรศัพท์

ที่อยู่อีเมล จำเป็น

ข้อความที่ต้องการติดต่อสอบถาม จำเป็น

KOA-SHA (THAILAND) ผู้ให้บริการเว็บไซต์ (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "บริษัทของเรา") จะให้บริการต่างๆ (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "บริการนี้") ตามนโยบายความเป็นส่วนตัว (จะเรียกต่อจากนี้ว่า "นโยบายนี้") ดังต่อไปนี้

คำนิยามของข้อมูลส่วนบุคคล: ในนโยบายนี้ คำว่า “ข้อมูลส่วนบุคคล” หมายถึงข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวบุคคลที่ยังดำรงชีวิตอยู่ ชี้ถึงการที่สามารถแยกแยะตัวบุคคลได้จากชื่อและนามสกุล, วันเดือนปีเกิด และการให้รายละเอียดอื่นๆ รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (รวมถึงข้อมูลที่สามารถเทียบเคียงกับข้อมูลอื่นๆ ได้ง่าย ซึ่งจะช่วยให้สามารถระบุตัวบุคคลได้)

การรับข้อมูลส่วนบุคคล: บริษัทของเราจะรับข้อมูลส่วนบุคคลด้วยวิธีที่ถูกต้องตามกฎหมายและมีความยุติธรรม

การใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทของเราจะใช้ข้อมูลส่วนบุคคลตราบเท่าที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจ ภายในขอบเขตวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ ดังต่อไปนี้

เพื่อให้ข้อมูลที่เหมาะสมที่สุดแก่ผู้ใช้แต่ละรายในบริการนี้
เพื่อเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงคุณภาพของบริการนี้โดยการวิเคราะห์ทางสถิติ
เพื่อรองรับในการติดต่อสอบถามที่เกี่ยวข้องกับบริการนี้
เพื่อเตรียมข้อมูลจากการดาวน์โหลดแคตตาล็อกให้กับบริษัทสมาชิกแต่ละแห่ง และดำเนินการทำแบบสอบถามที่เกี่ยวข้องกับบริการนี้
เพื่อที่จะส่งคำแนะนำเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ และเคมเปญที่ดำเนินการโดยบริษัทของเรา
อื่นๆ วัตถุประสงค์ที่อาจเกิดขึ้นได้กับวัตถุประสงค์การใช้งานที่ระบุในข้างต้น

เกี่ยวกับ Cookie: บริษัทของเราใช้ cookie ในเว็บไซต์ของบริการนี้ อีกทั้งในระบบการโฆษณาก็มีบางส่วนที่ใช้ cookie ด้วย Cookie เป็นเทคโนโลยีที่ใช้บันทึกประวัติการใช้งานที่ส่งและรับระหว่างเบราเซอร์กับเซิร์ฟเวอร์ลงเป็นไฟล์ในคอมพิวเตอร์เทอร์มินอลของผู้ใช้ หากคุณไม่ต้องการให้บริษัทของเราใช้ cookie ก็สามารถตั้งค่าปฏิเสธการใช้ cookie ในเบราเซอร์ของคุณเองได้ อย่างไรก็ตามในกรณีที่คุณปฏิเสธ cookie อาจเกิดผลกระทบตอนที่คุณเข้าใช้บริการนี้ในเว็บไซต์

การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้แก่บุคคลที่สาม

บริษัทของเราจะไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้แก่บุคคลที่สามโดยไม่ได้รับความยินยอมจากตัวบุคคลก่อนล่วงหน้า เว้นในกรณีที่มีการบัญญัติตามกฎหมาย

อนึ่ง บริษัทของเราอาจเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวและเปิดเผยแก่บุคคลที่สามในกรณีดังต่อไปนี้

ในกรณีที่ได้รับความยินยอมจากผู้ใช้เอง
ในกรณีที่ได้รับการเรียกร้องให้เปิดเผยข้อมูลจากคำพิพากษา, คำตัดสิน และคำสั่งตามกฎหมายของศาลและองค์กรบริหารต่างๆ เป็นต้น
ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้มาตรการการจัดการเพื่อป้องกันการรุกรานและป้องกันสิทธิและทรัพย์สินของบริษัทของเรา
ในกรณีที่จำเป็นต้องปกป้องชีวิตร่างกายหรือทรัพย์สินของ บริษัทของเรา ลูกค้า หรือบุคคลทั่วไปอื่น ๆ และเป็นการยากที่จะได้รับความยินยอมจากผู้ใช้
ในกรณีที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการยกระดับสาธารณสุขและการส่งเสริมการพัฒนาสุขภาพของเด็กและเป็นการยากที่จะได้รับความยินยอมจากผู้ใช้
ในกรณีที่หน่วยงานระดับชาติหรือหน่วยงานของรัฐในประเทศหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ร่วมมือในการดำเนินกิจการตามที่กฎหมายกำหนดและได้รับความยินยอมจากผู้ใช้ขัดขวางการปฏิบัติงานดังกล่าว เมื่อมีอันตรายอาจส่งผลต่อ
ในกรณีที่เปิดเผยและให้ข้อมูลในสภาพที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลผู้ใช้ด้วยข้อมูลทางสถิติได้

การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทของเราจะเก็บรักษาความถูกต้องของข้อมูลส่วนบุคคลและจัดการข้อมูลนี้อย่างปลอดภัย
บริษัทของเราจะใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย การทำลาย การปลอมแปลง และการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล
บริษัทของเราจะควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถูกต้องเหมาะสมผ่านการปรับปรุงระบบการจัดการและการฝึกอบรมของพนักงาน และใช้มาตรการป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหาย ถูกทำลาย ถูกปลอมแปลง และรั่วไหล

การร้องขอให้แจ้ง, เปิดเผย, แก้ไข, ระงับใช้ และอื่นๆ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

ในกรณีที่บริษัทของเราได้รับคำขอเกี่ยวกับการเปิดเผย การแก้ไข การเพิ่ม การลบ การระงับหรือการยกเลิกการใช้งาน การระงับการให้ข้อมูลแก่บุคคลที่สาม และการแจ้งวัตถุประสงค์การใช้งานเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลจากตัวลูกค้าเอง เมื่อยืนยันได้ว่าผู้ยื่นคำขอเป็นตัวจริงแล้ว บริษัทของเราจะดำเนินการด้วยความสุจริตและรวดเร็วตามบทบัญญัติแห่งพระราชบัญญัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

อนึ่ง ในกรณีที่คำขอไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือหากมีเหตุผลที่สามารถยอมรับการปฏิเสธการเปิดเผยข้อมูลอื่นๆ ตามกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและกฎหมายและข้อบังคับอื่นๆ บริษัทของเราก็อาจไม่สามารถปฏิบัติตามคำขอได้

นอกจากนี้ ในการร้องขอให้เปิดเผยข้อมูลและอื่นๆ ลูกค้าไม่จำเป็นต้องชำระค่าธรรมเนียมให้กับบริษัทของเรา แต่อย่างไรก็ตาม ในส่วนของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตอนที่ลูกค้าจัดเตรียมเอกสารเพื่อยืนยันตัวตนตามข้อกำหนดข้างต้น รวมถึงค่าบริการด้านการสื่อสารและค่าขนส่งที่ลูกค้าจะส่งมาถึงบริษัทของเรา จะถือเป็นความรับผิดชอบของลูกค้าเอง

การเปลี่ยนแปลงแก้ไขนโยบายความเป็นส่วนตัว: บริษัทของเราจะทบทวนสถานะการบังคับใช้เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลตามที่เห็นสมควร และจะพยายามปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และเราอาจเปลี่ยนแปลงนโยบายนี้ตามความจำเป็น นโยบายความเป็นส่วนตัวที่มีการเปลี่ยนแปลงจะมีการประกาศเมื่อถึงคราวจำเป็นบนเว็บไซต์นี้