“EZApprove” โซลูชันเวิร์กโฟลว์จาก iCONEXT คืออะไร?

“EZ Approve” คือ ระบบอนุมัติเวิร์กโฟลว์ที่พัฒนาโดย iCONEXT รองรับการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลของบริษัทญี่ปุ่นในประเทศไทย โดยระบบนี้จะมีบทบาทสำคัญมากยิ่งขึ้นในอนาคต ด้วยเหตุนี้ “EZ Approve” จึงเป็นเครื่องมือทรงพลังที่ช่วยให้กระบวนการอนุมัติ ง่าย รวดเร็วและเชื่อถือได้ จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ยังใช้แบบฟอร์มอนุมัติในรูปแบบกระดาษหรือ Excel

บริบท: ความท้าทายด้านกระบวนการอนุมัติของบริษัทญี่ปุ่นในประเทศไทย
บริษัทหลายแห่งยังคงเผชิญกับปัญหาในการดำเนินงานประจำวันดังต่อไปนี้:
▲ กระบวนการอนุมัติใช้เวลานานจึง ส่งผลให้การดำเนินงานล่าช้า
▲ ไม่รู้ว่าคำขออนุมัติของใครติดอยู่ในขั้นตอนไหน
▲ แบบฟอร์มไม่มีมาตรฐานจึงทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือข้อมูลตกหล่นได้ง่าย
▲ ไม่สามารถขออนุมัติจากหัวหน้างานที่ออกไปทำงานนอกบริษัทได้
▲ การจัดเก็บและติดตามประวัติการอนุมัติมีความซับซ้อนจึงตรวจสอบยาก

จากปัญหาข้างต้นเราจึงออกแบบระบบ EZApprove ให้เป็นโซลูชันที่มองในมุมของผู้ใช้งาน

ฟังก์ชันหลักและคุณสมบัติของEZApprove

1. สร้างมาตรฐานการจัดทำเอกสารขออนุมัติด้วยฟังก์ชันเทมเพลต
สามารถสร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารขออนุมัติไว้ล่วงหน้าและแบ่งปันภายในองค์กร ทำให้ทุกคนสามารถกรอกแบบฟอร์มได้อย่างง่ายดาย ถูกต้อง และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน จึงช่วยลดข้อผิดพลาดและข้อมูลตกหล่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

▲EZApprove: หน้าจอการสร้างเทมเพลต

2. การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่น
สามารถกำหนดเส้นทางการอนุมัติหลายขั้นตอนได้อย่างยืดหยุ่นตามแผนก ตำแหน่ง และรายละเอียดการขออนุมัติ นอกจากนี้ ยังรองรับเงื่อนไขต่างๆ และจัดการกระบวนการอนุมัติที่เป็นข้อยกเว้นได้อีกด้วย

▲EZApprove: หน้าจอการตั้งค่าเส้นทางการอนุมัติ

3. รองรับการใช้งานผ่านอุปกรณ์พกพาเพื่อให้สามารถอนุมัติได้จากทุกที่
สามารถดำเนินการอนุมัติจากสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต จึงช่วยให้ตรวจสอบและอนุมัติได้ทันทีแม้จะอยู่ระหว่างการเดินทาง ลดความล่าช้าในการอนุมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. สามารถแสดงสถานะการอนุมัติได้แบบเรียลไทม์
แสดงสถานะการอนุมัติผ่านแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ทำให้รู้ได้ทันทีว่าขั้นตอนใดในกระบวนการอนุมัติไม่คืบหน้า และคำขออนุมัติใดที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ ทำให้มองเห็นคอขวดในการทำงานอย่างชัดเจน พร้อมส่งเสริมการอนุมัติอย่างรวดเร็ว

▲EZApprove: หน้าจอแดชบอร์ด

5. รองรับการซัพพอร์ตหลายภาษา พร้อมทีมงานคนไทยคอยให้บริการ
เรามีทีมงานที่สื่อสารได้ทั้งภาษาญี่ปุ่น อังกฤษ และไทย รวมถึงเจ้าหน้าที่คนไทยที่พร้อมให้คำแนะนำ จึงทำให้มั่นใจได้ว่าการดำเนินงานจะเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ผลลัพธ์จากการใช้งาน: การปรับปรุงความรวดเร็วและความโปร่งใสในการดำเนินงาน

ในกระบวนการอนุมัติแบบอนาล็อกทั่วไป มักเกิดความล่าช้าและความผิดพลาดในการสื่อสารข้อมูล อย่างไรก็ตาม การนำระบบ EZApprove มาใช้งานจะช่วยให้สามารถปรับปรุงความรวดเร็วและความโปร่งใสในการทำงานได้อย่างมีนัยสำคัญ

เดิมทีขั้นตอนการอนุมัติอาจใช้เวลาหลายวันจนถึงหนึ่งสัปดาห์ แต่หลังจากนำระบบ EZApprove มาใช้ ทำให้อนุมัติได้รวดเร็วที่สุดภายในวันที่ยื่นคำขอ นอกจากนี้ ฟังก์ชันเทมเพลตยังช่วยลดข้อผิดพลาดและข้อมูลตกหล่นได้อย่างมาก และยังทำให้ภาระงานของฝ่ายบริหารลดลงด้วยฟังก์ชันบันทึกอัตโนมัติ และเพิ่มความโปร่งใสภายในองค์กรเนื่องจากระบบสามารถแสดงสถานะการอนุมัติให้เห็นได้ชัดเจน

ความแตกต่างระหว่าง EZApprove และปัญหาของระบบเวิร์กโฟลว์อื่น ๆ

ระบบเวิร์กโฟลว์จำนวนมากในปัจจุบันมักเผชิญกับปัญหาการใช้งานที่ซับซ้อน ขาดความยืดหยุ่น และมีต้นทุนสูง แต่ EZApprove ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้โดยตรง พร้อมตอบโจทย์การใช้งานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถดูรายละเอียดการเปรียบเทียบระหว่างปัญหาที่พบบ่อยกับแนวทางแก้ไขของ EZApprove ได้จากตารางด้านล่าง

EZApprove ใช้งานง่าย และความยืดหยุ่นสูง ออกแบบภายใต้ต้นทุนที่เหมาะสม เพื่อตอบโจทย์ปัญหาที่องค์กรกำลังเผชิญอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เรายังให้บริการที่ครอบคลุมทุกขั้นตอน ตั้งแต่การติดตั้งระบบไปจนถึงการใช้งานจนเสถียร ช่วยส่งเสริมการนำระบบไปใช้จริงในระดับพนักงานทั่วไปได้

หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ EZApprove สามารถเยี่ยมชมได้ที่หน้า ผลิตภัณฑ์ EZApprove บนเว็บไซต์ของ iCONEXT

▶ดาวน์โหลดข้อมูล EZApprove

หากคุณมีคำถามหรือต้องการรับชมการสาธิตการใช้งาน เรายินดีให้ความช่วยเหลือทั้งในรูปแบบภาษาญี่ปุ่นและภาษาไทยเพียงติดต่อผ่านแบบฟอร์ม iCONEXT