สำหรับบริษัทที่เข้ามาดำเนินธุรกิจในประเทศไทย การปรับปรุง ERP (ระบบบริหารจัดการองค์กรหลัก) ไม่ใช่เพียง “การอัปเดตระบบ” เท่านั้นแต่ยังเป็นการปฏิรูปโครงสร้างการบริหารเพื่อสร้างมาตรฐานการทำงาน การเชื่อมโยงระหว่างกลุ่มบริษัทและเสริมความแข็งแกร่งด้านการกำกับดูแลให้ทั่วถึง ซึ่งบทความนี้จะนำเสนอตัวอย่างการใช้งานระบบ ERP (Microsoft Dynamics 365) ที่บริษัท Thai Chori Co., Ltd. (ต่อไปจะเรียกว่า “Thai Chori”) นำมาใช้

บริษัทในเครือของกลุ่ม Chori ในประเทศไทย ที่มีเครือข่ายต่างประเทศกว่า 30 แห่ง

Thai Chori เป็นบริษัทในเครือของกลุ่ม Chori ในประเทศไทย โดยดำเนินธุรกิจการค้าเฉพาะทางด้านสิ่งทอและเคมีภัณฑ์ ซึ่งในกลุ่มสิ่งทอ บริษัทได้จำหน่ายวัสดุสำหรับเบาะรถยนต์และผ้าไม่ถักทอ ส่วนกลุ่มเคมีภัณฑ์มีสินค้าอย่างวัตถุเจือปนอาหาร เป็นต้น นอกจากตลาดในประเทศไทยแล้ว บริษัทยังดำเนินธุรกิจการค้าระหว่างประเทศที่ครอบคลุมเวียดนามและตะวันออกกลางอีกด้วย

ความเป็นมาของการปรับปรุง ERP | ความท้าทายทั้งด้านการสิ้นสุดและการสนับสนุนระบบและการเพิ่มประสิทธิภาพงาน

เดิมทีบริษัทใช้ “Dynamics NAV 2016” เป็นระบบหลักในการดำเนินงาน แต่เนื่องจากการสนับสนุนระบบสิ้นสุดลง ทำให้ต้องเร่งดำเนินการย้ายไปยัง ERP ใหม่ซึ่งถือเป็นเรื่องเร่งด่วนเป็นอย่างมาก ซึ่งโครงการนี้ ไม่ได้มุ่งเน้นเพียงการเปลี่ยนระบบเท่านั้นแต่ยังตั้งเป้าหมายไปที่การวิเคราะห์ปัญหาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานควบคู่กันไปด้วย โดยจุดเด่นสำคัญ คือ การนำเทมเพลตระบบที่เคยใช้งานแล้วในบริษัท Chori Indonesia มาประยุกต์ใช้ ซึ่งช่วยลดต้นทุนและลดความเสี่ยงในการติดตั้งเมื่อเทียบกับการพัฒนาระบบใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้น

ปัจจัยสำคัญในการเลือกผู้ให้บริการ | 3 เหตุผลที่เลือก Thai NS Solutions

หลังจากเปรียบเทียบผู้ให้บริการหลายรายแล้ว Thai Chori ได้ตัดสินใจเลือกใช้บริการ Thai NS Solutions (ต่อไปจะเรียกว่า “ThaiNS”) ซึ่งปัจจัยสำคัญไม่ใช่เพียงความสามารถในการติดตั้ง ERP เท่านั้นแต่คือความสามารถในการ “มองภาพการขยายระบบในระดับกลุ่มบริษัทในอนาคตพร้อมปรับให้เหมาะกับการดำเนินงานจริงของสาขาในประเทศไทย”

① ประสบการณ์ในอินโดนีเซียและการใช้เทมเพลตร่วมกัน

หนึ่งในเหตุผลสำคัญ คือ PT NSSOL SYSTEMS INDONESIA (Indonesia NS) ซึ่งเป็นบริษัทในเครือที่เคยมีผลงานติดตั้งระบบให้กับ Chori Indonesia มาก่อนแล้ว ซึ่งการนำระบบที่พัฒนาไว้แล้วมาประยุกต์ใช้ต่อ ช่วยให้สามารถเพิ่มทั้งประสิทธิภาพในการพัฒนาและคุณภาพของระบบได้พร้อมกัน

② ความสามารถด้าน Localization สำหรับบัญชีและภาษีของไทย

อีกหนึ่งจุดแข็งที่ได้รับการประเมินสูง คือ ความสามารถด้าน Localization ซึ่ง ThaiNS ดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับ ERP ของ Microsoft มาตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทและมีประสบการณ์ทั้งด้านการพัฒนาและติดตั้งระบบอย่างมาก โดยบริษัท ThaiNS มีแพ็กเกจมาตรฐานที่รองรับข้อกำหนดเฉพาะด้านภาษีและบัญชีของประเทศไทยจึงสามารถสร้าง ERP ที่สอดคล้องกับการดำเนินงานจริงในไทยได้

③ ความสามารถในการให้คำปรึกษาและวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า

ThaiNS ไม่ได้เป็นเพียงผู้พัฒนาระบบแต่ยังมีมุมมองเชิงที่ปรึกษาอีกด้วย โดยบริษัทช่วยคัดกรองความต้องการจากหน้างานซึ่งพิจารณาทั้งความจำเป็นและความคุ้มค่าของต้นทุนพร้อมกับเสนอแนวทางพัฒนาและการใช้งานที่เหมาะสมกับงบประมาณของลูกค้า

“เราแทบไม่มีความรู้หรือประสบการณ์เกี่ยวกับระบบ ERP มาก่อน แต่ทีมของ ThaiNS ช่วยสนับสนุนด้านข้อกำหนดในมุมมองแบบที่ปรึกษา ทำให้สามารถดำเนินโครงการได้อย่างมั่นใจและอีกจุดสำคัญ คือ การประชุมติดตามความคืบหน้ารายเดือนที่มีทั้งผู้จัดการโครงการและทีมงานเข้าร่วมไม่ว่าจะเป็นคนญี่ปุ่นหรือคนไทย ทำให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจร่วมกันและเดินหน้าโครงการไปในทิศทางเดียวกัน ทำให้โครงการนี้สร้างความพึงพอใจให้ทุกคนเป็นอย่างสูง” (คุณ Nagai จากบริษัท Thai Chori)

ขับเคลื่อนโครงการผ่านความร่วมมือระหว่างทีมญี่ปุ่นและไทย

▲ จากซ้าย คุณ คุณชญาภา (PM) จาก ThaiNS, คุณกิตติธรา จาก Thai Chori, คุณอรธิชา จาก ThaiNS และคุณเนตรนภา (PM) จาก Thai Chori

ในโครงการนี้ ทั้ง 2 บริษัทมีการจัดทีม Project Manager (PM) ทั้งชาวญี่ปุ่นและชาวไทยร่วมกัน
ฝั่งญี่ปุ่น: ดูแลภาพรวมโครงการ งบประมาณ ตารางเวลาและการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
ฝั่งไทย: ดูแลการการงานและกำหนดรายละเอียดความต้องการ

การแบ่งบทบาทตามที่กล่าวข้างต้น พร้อมการประสานงานอย่างใกล้ชิดระหว่าง PM ของทั้งสองฝ่าย จะช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารภาษาอังกฤษได้อย่างมาก นอกจากนี้ Thai NS ยังทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างพนักงานไทยของ Thai Chori ที่เข้าใจหน้างานจริงกับผู้บริหารชาวญี่ปุ่นที่ดูแลภาพรวมโครงการ โดยช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันและหาจุดสมดุลในการจัดทำการกำหนดจนนำไปสู่การออกแบบระบบที่เหมาะสมกับการทำงานจริง พร้อมกันนั้นกระบวนการจัดทำการกำหนดยังช่วยให้ Thai Chori สามารถจัดการขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรและสร้าง flow sheet ที่มองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนจึงช่วยสร้างความเข้าใจร่วมกันภายในองค์กรได้

“ทีม ThaiNS มีประสบการณ์สูงด้านการติดตั้งระบบ และสามารถให้คำแนะนำที่เหมาะสมอย่างมากในช่วงจัดทำกำหนด พร้อมช่วยจัดการความต้องการของทีมญี่ปุ่นและทีมไทย ทำให้ลดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน และในฐานะ PM การดำเนินโครงการก็สามารถทำได้ง่ายขึ้น" (คุณเนตรนภา จาก Thai Chori)

ผลลัพธ์หลังการติดตั้ง | ระบบเริ่มใช้งานได้อย่างราบรื่นและเพิ่มประสิทธิภาพอย่างชัดเจน

หลังเริ่มใช้งานจริงในเดือนมกราคม 2569 ระบบสามารถทำงานได้อย่างเสถียรโดยไม่มีปัญหาใหญ่ ซึ่งผลลัพธ์สำคัญ ได้แก่
・มาตรฐานกระบวนการทำงานที่ชัดเจนมากขึ้น
・ลดการพึ่งพางานเฉพาะบุคคลและลดปัญหา human error
・เพิ่มความรวดเร็วในการประมวลผล ลดรอบเวลาในการทำงาน
・ระบบ Cloud ช่วยให้อนุมัติและทำงานได้จากทุกที่

ด้วยการสนับสนุนจาก ThaiNS ทำให้พนักงานของ Thai Chori สามารถเรียนรู้ระบบใหม่ได้ภายในระยะเวลาสั้น และจำนวนคำถามหรือปัญหาหลังเริ่มใช้งานก็ลดลงอย่างมาก

“ทีม ThaiNS เข้าใจปัญหาของเราอย่างแม่นยำและตอบคำถามตลอดจนข้อสงสัยของเราได้อย่างรวดเร็ว แม้ในกรณีที่ไม่สามารถทำตามความต้องการได้ทั้งหมด อีกทั้ง ทีม ThaiNS ก็ยังเสนอทางเลือกอื่นที่เหมาะสมทำให้การทำงานดำเนินต่อได้อย่างราบรื่น” (คุณกิตติธรา จากบริษัท Thai Chori)